Perbedaan surat resmi dan tidak resmi

PERBEDAAN SURAT RESMI DAN TIDAK RESMI

A.  Surat Resmi

Malang, 30 September 2019

Nomor: 21/CIU/iii/2019

Perihal: Pemberitahuan Pengajian Bersama 2019

Kepada Yth. Bapak/Ibu orangtua/Wali murid Mahasiswa

Di tempat,

Kami beritahukan bahwa sebentar lagi akan diadakan acara pengajian bagi seluruh umat islam mahasiswa baru Politeknik Negeri Malang Tahun Ajaran 2019-2020 sehubungan dengan tersebut kami mengundang Bapak/Ibu/Wali murid Mahasiswa baru Politeknik Negeri Malang pada acara yang akan diselenggarakan pada:

               

                Hari/Tanggal       :Sabtu, 5 Oktober 2019

                Waktu                   :19.00 WIB – Selesai

                Tempat                :GRAHA Politeknik Negeri Malang

                Acara                     :Pengajian Bersama Seluruh Umat Islam Mahasiswa Baru

Mengingat bahwa acara itu penting, untuk itu kami mengaharap kehadiran Bapak/Ibu/Wali murid Mahasiswa Baru Politeknik Negeri Malang dapat hadir pada acara tersebut.

Atas Perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Pembantu Direktur III,

Dr. Eng. Anggit Murdani. ST., M.Eng.

NIP 197109151999031001

Apa yang dimaksud dengan surat resmi (official letter)? Pengertian Surat Resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Meskipun surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi tersebut tetap dibuat sesuai dengan aturan tertentu. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara pribadi adalah surat undangan pernikahan

• Fungsi Surat Resmi

Surat resmi memiliki fungsi khusus yang tidak dapat kita temukan pada jenis surat lainnya. Mengacu pada pengertian surat resmi di atas, berikut ini adalah beberapa fungsi surat resmi tersebut:

• Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau pemikiran.
• Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen dimana isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
• Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
• Sabagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga. Itu sebabnya surat resmi perlu didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai data di kemudian hari.
• Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis.

Meskipun saat ini telah ada fasilitas teknologi seperti email (surat elektronik) dan lainnya, peran surat resmi dalam bentuk print out masih tetap diperlukan untuk keperluan tertentu, baik itu keperluan bisnis, niaga, pemberitahuan, dan keperluan lainnya.

• Ciri-Ciri Surat Resmi

Kita dapat mengenali sebuah surat resmi dari karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat resmi sehingga kamu bisa mengenalinya dengan mudah:

• Surat resmi menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
• Surat resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
• Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
• Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block
• Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
• Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
• Surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
• Surat resmi bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.
• Jenis-Jenis Surat Resmi

Setelah memahami pengertian surat resmi, fungsi dan ciri-cirinya maka kita juga perlu mengetahui jenis-jenis surat resmi. Berikut ini adalah macam-macam surat resmi:

1. Surat Keputusan

Surat resmi ini bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal yang selama ini belum jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai.

2. Surat Permohonan

Surat permohonan digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

3. Surat Perintah

Surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Misalnya surat perintah perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.

4. Surat Kuasa

Surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-lain.

5. Surat Panggilan/ Undangan

Surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, dan lain-lain.

6. Surat Edaran

Surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu dimana isinya pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Misalnya surat edaran pengumuman libur ujian.

• Struktur Surat Resmi

Seperti yang disebutkan pada pengertian surat resmi di atas, dalam surat resmi terdapat beberapa bagian penting yang harus dilengkapi. Beberapa bagian penulisan surat resmi tersebut adalah:

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat terdiri dari:

• Logo instansi/ lembaga
• Nama instansi/ lembaga
• Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga

2. Nomor Surat

Setiap kali suatu instansi/ lembaga mengirimkan surat, pasti dilengkapi dengan nomor surat. Dengan adanya nomor surat tersebut, maka akan mudah mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan.

3. Tanggal Surat

Surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Ini berguna sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran atau Hal

Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain sebagai pendukung surat resmi tersebut.

5. Alamat Tujuan

Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

6. Salam Pembuka

Kata pembuka dari sebuah surat resmi dimana bentuknya baku dan formal dengan bahasa yang sopan.

7. Isi Surat

Isi surat adalah bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian isi harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa baku.

8. Salam Penutup

Selain salam pembuka, tentunya ada salam penutup surat. Hal ini untuk menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Pada bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat atau penanggungjawab.

10 Tembusan

Tembusan dapat dibuat bila surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.

• Surat Tidak Resmi

Jakarta 21 Agustus 1998

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Salam hormat untuk Pak. Eko dari mantan siswa kelas 3 SMA 3 Madiun yang paling bandel.

Bagaimana kabar Pak Eko di Madiun? Semoga senantiasa dalam keadaan baik, sehat dan tetap enerjik. Pak eko ini Rahmad siswa bapak yang sering kena hukuman nyapu halaman karena tidak mengerjakan PR Matematika. Bagaimana kabar keluarga Pak, Semoga tetap dalam lindungan Allah SWT.

Disini Rahmad hanya ingin berbagi kabar gembira kepada pak Eko bahwasannya berkata nasehat pak eko dulu saya akhirnya bisa masuk kampus impian saya.

Saya selalu ingat nasihat bapak yang “ Ketika ada masalah atau keinginan Ingatlah Allah, Rasulullah dan minta doa kepada Orang tua”. Sedikit cerita ya pak stelahn saya lulus dari SMA 7 tahun lalu saya bingung pak mau kemana, amu kerja keadaanya juga sedang krisis monter di Indonesia, mau kuliahpun juga orang tua tidak punya biaya, jadi sempat beberapa bulan saya jadi buruh tani di kampung.

Tapi ketika pagi saya berangkat ke sawah saya lihat ada anak kuliahan berangkat naik sepeda, dalam hati saya pengen banget bisa seperti mereka, akhirnya saya ingat nasihat dari pak eko.

Seketika itu saya tidak langsung berangkat ke sawah akan tetapi mampir dulu ke masjid, saya cuma pakai sarung dan kaos oblong saya sholat duha disana, kemudian saya praktekkan nasihat dari Pak Eko, yakni saya mohon kepada Allah dan juga Sholawat kepada Rasulullah saya bilang ke Allah “ Ya Allah saya pengen Kuliah, biar bisa manfaat dan juga banggain orang tua saya” terus ketika pulang dirumah saya juga minta do’a ke bapak sama ibu agar bisa kuliah.

Dan benar saja nasihat dari Pak Eko ini terbukti, setelah saya doa itu beberpa minggu ada orang kaya datang ke desa saya katanya mau kuliahin dan nanggung biaya hidup pemuda yang punya niat belajar, akhirnya saya yang terpilih pak dan saya akhirnya bisa dikuliahin di Universitas di Jakarta.

Terima kasih pak eko atas nasihatnya, dan saya mohon di doakan biar dapat ilmu yang manfaat disini ya pak.

Salam hormat dari murid anda,

Wassalamu’alaikum Wr. Wb

Rahmad

Pengertian Surat Tidak Resmi

Surat tidak resmi adalah surat yang dibuat seseorang atau individu dan dikirimkan kepada perseorangan yang bersifat tidak formal. Surat tidak resmi juga merupakan surat yang tidak memiliki kekuatan hukum.

• Ciri- Ciri Surat Tidak Resmi

Berbeda dengan surat resmi yang memiliki aturan dalam pembuatan dan juga bahasa yang digunakan. Surat tidak resmi sama sekali tidak memiliki aturan yang pasti sehingga anda dapat mengkreasikan surat anda sesuai keinginan anda. Bagi anda yang belum mengetahui perbedaan antara surat resmi dengan surat tidak resmi.  Berikut adalah ciri-ciri surat tidak resmi yang dapat anda temui

• Bahasa yang tidak baku dan tidak terikat EYD
• Tidak ada kop surat maupun nomor surat
• Tidak ada stampel di akhir surat
• Sering ditemukan bahasa sapaan seperti, sahabatku, kekasihku, adinda, kakang, aa’, dll
• Format surat yang tidak baku
• Biasanya ditulis di kertas khusus atau bermotif